Πίνακας περιεχομένων:
- Ορισμός - Τι σημαίνει το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS);
- Η Techopedia εξηγεί το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS)
Ορισμός - Τι σημαίνει το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS);
Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS) είναι ένα σύστημα λογισμικού για την οργάνωση και την αποθήκευση διαφόρων ειδών εγγράφων. Αυτός ο τύπος συστήματος είναι ένα ειδικότερο είδος συστήματος διαχείρισης εγγράφων, ένας γενικότερος τύπος συστήματος αποθήκευσης που βοηθά τους χρήστες να οργανώνουν και να αποθηκεύουν χαρτί ή ψηφιακά έγγραφα. Το EDMS αναφέρεται ειδικότερα σε ένα σύστημα λογισμικού που χειρίζεται ψηφιακά έγγραφα αντί σε έγγραφα σε χαρτί, παρόλο που σε ορισμένες περιπτώσεις τα συστήματα αυτά μπορούν επίσης να χειρίζονται ψηφιακές σαρωμένες εκδόσεις πρωτότυπων εγγράφων χαρτιού.
Μια ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων παρέχει έναν τρόπο για την κεντρική αποθήκευση μεγάλου όγκου ψηφιακών εγγράφων. Πολλά από αυτά τα συστήματα περιλαμβάνουν επίσης χαρακτηριστικά για την αποτελεσματική ανάκτηση εγγράφων.
Η Techopedia εξηγεί το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS)
Ορισμένοι ειδικοί επισημαίνουν ότι το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων έχει πολλά κοινά με ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου (CMS). Μια μεγάλη διαφορά, ωστόσο, είναι ότι τα περισσότερα συστήματα CMS περιλαμβάνουν τη διαχείριση ποικίλου περιεχομένου ιστού από έναν κεντρικό ιστότοπο, ενώ ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιείται συχνά κυρίως για αρχειοθέτηση.
Για την καλή ταξινόμηση των ψηφιακών εγγράφων, πολλά ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων βασίζονται σε μια λεπτομερή διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων στοιχείων που ονομάζονται μεταδεδομένα. Τα μεταδεδομένα γύρω από ένα έγγραφο θα παρέχουν εύκολη πρόσβαση σε βασικές λεπτομέρειες που θα βοηθήσουν όσους αναζητούν αρχεία να βρίσκουν αυτό που χρειάζονται, είτε με χρονολόγηση, θέμα, λέξεις-κλειδιά ή άλλες στρατηγικές συσχετισμού. Σε πολλές περιπτώσεις, η συγκεκριμένη τεκμηρίωση για πρωτόκολλα πρωτότυπου αποθήκευσης είναι ένα σημαντικό μέρος αυτού που καθιστά ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων τόσο πολύτιμο για μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.
