Πίνακας περιεχομένων:
Ορισμός - Τι σημαίνει η Διαχείριση εγγράφων;
Η διαχείριση εγγράφων είναι η διαδικασία αποθήκευσης, εντοπισμού, ενημέρωσης και ανταλλαγής δεδομένων για τους σκοπούς της εξέλιξης της ροής εργασίας και των επιχειρηματικών αποτελεσμάτων. Η κεντρική κοινή χρήση και η αποθήκευση δεδομένων σε συγκεκριμένους διακομιστές βοηθούν τους οργανισμούς να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες αποτελεσματικά και αποτελεσματικά, παράλληλα με την εξασφάλιση προστατευμένων δεδομένων. Τα προγράμματα και οι διακομιστές χρησιμοποιούνται στη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων. Τα σημαντικά μεταδεδομένα είναι συγκεντρωτικά, σε αντίθεση με τα αποκεντρωμένα ή δύσκολα εντοπισμένα.
Η Techopedia εξηγεί τη Διαχείριση εγγράφων
Περιλαμβάνοντας δεδομένα σε κοινόχρηστο διακομιστή και σε κοινόχρηστα αρχεία, η διαχείριση εγγράφων επιτρέπει μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες να επεξεργάζονται και να προσθέτουν δεδομένα σε ήδη υπάρχοντα δεδομένα. Εξασφαλίζει επίσης ότι οι λήψεις πραγματοποιούνται μόνο από τους εξουσιοδοτημένους. Τα δεδομένα μπορούν να κρυπτογραφηθούν για να εξασφαλίσουν περαιτέρω την ασφάλειά τους.
Οι διακομιστές που έχουν οριστεί για τη διαχείριση των εγγράφων μπορούν επίσης να περιέχουν ενσωματωμένες εφαρμογές ροής εργασίας για τη μεγιστοποίηση της διαχείρισης εργασιών και την παροχή βοήθειας στη συνολική ροή εργασιών του οργανισμού. Η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση των ανθρώπινων εργασιών πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαχείρισης εγγράφων. Οι προσαρμοσμένες δυνατότητες ροής εργασίας μπορούν να κατασκευαστούν μαζί με κοινές συνήθειες προτύπων, εξαλείφοντας την ανάγκη για επαναλαμβανόμενη δημιουργία εγγράφων.
