Πίνακας περιεχομένων:
Ορισμός - Τι σημαίνει το έγγραφο χωρίς χαρτιά;
Ένα γραφείο χωρίς χαρτιά είναι μια έννοια στην οποία η χρήση του χαρτιού μειώνεται σημαντικά ή εξαλείφεται εντελώς σε περιβάλλον γραφείου.
Αυτό επιτυγχάνεται με τη μετατροπή του εγγράφου σε ψηφιακή μορφή. Σύμφωνα με τους υποστηρικτές, ένα γραφείο χωρίς χαρτιά δεν είναι μόνο φιλικό προς το περιβάλλον αλλά επίσης βοηθά στην ενίσχυση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας ενός γραφείου, ενώ παράλληλα εξοικονομεί χρήματα και διευκολύνει και διευκολύνει τις διαδικασίες εργασίας καθώς τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν εύκολα να μοιράζονται μεταξύ των χρηστών.
Η Techopedia εξηγεί το Γραφείο χωρίς χαρτιά
Πλεονεκτήματα του γραφείου χωρίς χαρτιά:- Τα έγγραφα μπορούν να βρεθούν και να ανακτηθούν εύκολα χρησιμοποιώντας γραφείο χωρίς χαρτιά. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο κατά τη διάρκεια της ημέρας εργασίας.
- Το ίδιο έγγραφο μπορεί να αντιγραφεί, να αποσταλεί με φαξ, να χειριστεί ή να συνδυαστεί ταυτόχρονα.
- Το γραφείο χωρίς χαρτιά βοηθά τους πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση στο ίδιο έγγραφο ταυτόχρονα με περισσότερη ευκολία και ευκολία.
- Όσον αφορά την αποθήκευση και το διαθέσιμο χώρο, το γραφείο χωρίς χαρτιά παρέχει μεγαλύτερη και αποτελεσματικότερη αποθήκευση. Μεγάλα ποσά εγγράφων μπορούν να αποθηκευτούν σε έναν μόνο υπολογιστή. Τα ογκώδη γραφεία αρχείων μπορούν να εξαλειφθούν.
- Ένα έγγραφο μπορεί να ανακτηθεί χωρίς να χρειάζεται να κινηθεί φυσικά από μια θέση στο γραφείο στο άλλο.
- Υπάρχουν μεγαλύτερες δυνατότητες επικοινωνίας, ιδίως με υπαλλήλους που εργάζονται σε διαφορετικές τοποθεσίες.
Μειονεκτήματα γραφείου χωρίς χαρτί:
- Η ανάγνωση ενός μεγάλου εγγράφου είναι δύσκολη σε μια οθόνη υπολογιστή. Είναι ευκολότερο να διαβάσετε ένα μεγάλο έγγραφο σε ένα χαρτί και πολλοί άνθρωποι προτιμούν την ανάγνωση σε χαρτί εν γένει.
- Τα μέτρα ασφάλειας πρέπει να ενισχυθούν σε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά. Ο έλεγχος πρόσβασης χρήστη πρέπει να παρακολουθείται.
- Υπάρχουν νομικές συνέπειες της ψηφιακής επεξεργασίας.
- Η διαδικασία μετατροπής των υπαρχόντων εγγράφων σε ψηφιακή μορφή απαιτεί χρόνο και μερικές φορές πραγματοποιείται με μεγάλο κόστος.
- Η συνεχής αναβάθμιση του υλικού και του λογισμικού μπορεί να είναι απαραίτητη.
- Οι ιοί υπολογιστών, διακοπές ρεύματος, ατυχήματα δικτύου και τα παρόμοια μπορούν να κλείσουν αποτελεσματικά μια ολόκληρη εταιρεία εάν βασίζεται αποκλειστικά σε ψηφιακές πληροφορίες.
