Πίνακας περιεχομένων:
- Ορισμός - Τι σημαίνει το σύστημα διαχείρισης αρχείων (RMS);
- Η Techopedia εξηγεί το σύστημα διαχείρισης αρχείων (RMS)
Ορισμός - Τι σημαίνει το σύστημα διαχείρισης αρχείων (RMS);
Το σύστημα διαχείρισης αρχείων (RMS) είναι η διαχείριση αρχείων για έναν οργανισμό σε όλο τον κύκλο ζωής των εγγραφών.
Οι δραστηριότητες αυτής της διαχείρισης περιλαμβάνουν τον συστηματικό και αποτελεσματικό έλεγχο της δημιουργίας, συντήρησης και καταστροφής των αρχείων μαζί με τις επιχειρηματικές συναλλαγές που συνδέονται με αυτές. Θεωρείται βασικό στοιχείο της επιχειρησιακής αποτελεσματικότητας, η διαχείριση αρχείων προσθέτει μεγαλύτερη αξία στα πληροφοριακά στοιχεία του οργανισμού.
Η Techopedia εξηγεί το σύστημα διαχείρισης αρχείων (RMS)
Μέρος των ευρύτερων δραστηριοτήτων μιας εταιρείας, η διαχείριση αρχείων συνδέεται με πολιτικές διακυβέρνησης, κινδύνου και συμμόρφωσης.
Οι δραστηριότητες που εμπλέκονται στη διαχείριση αρχείων είναι:
- Προσδιορισμός των πληροφοριών που πρέπει να ληφθούν.
- Σχεδιασμός πληροφοριών για τον οργανισμό.
- Εκτέλεση πολιτικών και πρακτικών σχετικά με τη δημιουργία, τη συντήρηση, τη διάθεση αρχείων
- Δημιουργία σχεδίου αποθήκευσης αρχείων.
- Ταξινόμηση, ταυτοποίηση και αποθήκευση των αρχείων.
- Συντονισμός παροχής εσωτερικής και εξωτερικής πρόσβασης στην τήρηση αρχείων ενόψει της προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και της εμπιστευτικότητας των δεδομένων των επιχειρήσεων και των δεδομένων.
Τα οφέλη που προκύπτουν από τη διαχείριση αρχείων είναι τα εξής:
- Εξάλειψη περιττών δεδομένων.
- Αύξηση παραγωγικότητας και υπευθυνότητας στην οργάνωση.
- Μείωση της έρευνας για σωστή πληροφόρηση. Οι πόροι αποθηκεύονται από την χρονοβόρα έρευνα για την ανάκτηση δεδομένων.
- Οικονομικά αποδοτική αποθήκευση αρχείων λόγω έλλειψης περιττών αρχείων. Οι λειτουργικές δαπάνες μειώνονται.
- Η δημιουργία αρχείων διέπεται από πρότυπα και κανονισμούς που υπάρχουν στην οργάνωση. Έτσι, διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
- Η διαχείριση αρχείων βοηθά στον έλεγχο της δημιουργίας και της ανάπτυξης αρχείων.
- Η διαχείριση των αρχείων φέρνει τη δυνατότητα υιοθέτησης νέων τεχνολογιών για την τήρηση αρχείων.
- Οι κίνδυνοι των διαφορών ελαχιστοποιούνται με τη διαχείριση των αρχείων.
- Οι ζωτικές πληροφορίες μπορούν να προστατεύονται και να προστατεύονται σωστά με τη διαχείριση αρχείων.
- Παρέχοντας εύκολη και καλύτερη πρόσβαση στα σχετικά αρχεία, βοηθάει στην καλύτερη διακυβέρνηση και τη λήψη αποφάσεων.
