Πίνακας περιεχομένων:
- Ορισμός - Τι σημαίνει κατακράτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
- Η Techopedia εξηγεί τη διατήρηση του Email
Ορισμός - Τι σημαίνει κατακράτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Η διατήρηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η διατήρηση αρχείων ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων και η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν οργανισμό βάσει των πολιτικών του ενδιαφερόμενου οργανισμού. Η πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται σύμφωνα με τις πολιτικές της βιομηχανίας, των κυβερνήσεων ή των επιχειρήσεων. Η διατήρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι πολιτικές που αφορούν τον ίδιο απαιτούνται σε έναν οργανισμό για νομικές ανησυχίες, κανονισμούς και διαχείριση της γνώσης.
Η Techopedia εξηγεί τη διατήρηση του Email
Η διατήρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαφέρει από την αρχειοθέτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ η αρχειοθέτηση επιτρέπει στους επαγγελματίες χρήστες να διατηρούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άμεσων μηνυμάτων για αόριστο χρονικό διάστημα, η διατήρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθορίζει το χρονικό διάστημα που πρέπει να διατηρείται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα αρχείο άμεσων μηνυμάτων προτού διαγραφεί αυτόματα. Η παρατεταμένη διατήρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυξάνει τον κίνδυνο για την ασφάλεια ενός χρήστη να αποκτήσει πρόσβαση σε οργανωτικά μυστικά ή σε εμπιστευτικό υλικό. Η βραχύτερη διατήρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα βοηθήσει στην άρση αυτών των προβλημάτων και είναι ευκολότερη και λιγότερο δαπανηρή για την εφαρμογή. Ωστόσο, θα ήταν κόστος για τα στελέχη και τους μακροχρόνιους υπαλλήλους, οι οποίοι μπορεί να χρειαστούν παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνυμάτων για να θυμούνται ή να αξιολογούν προηγούμενες οργανωτικές ή υπουργικές αποφάσεις. Επομένως, είναι σημαντικό να υπάρχει μια πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία είναι ομοιόμορφη και συνεπής για τον οργανισμό και παρέχει το καλύτερο χρονικό πλαίσιο διατήρησης. Η βέλτιστη πρακτική είναι να ορίσετε τις πολιτικές διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα κριτήρια διαγραφής βάσει της κατηγορίας του περιεχομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με την ευελιξία για την ικανοποίηση των αντιδικιών που τηρούνται έγκαιρα και οικονομικά αποδοτικά.
Οι πολιτικές διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βοηθούν έναν οργανισμό με πολλούς τρόπους. Πρώτον, διασφαλίζει ότι ακολουθείται όλο το ρυθμιστικό πλαίσιο και μειώνεται το κόστος της μη συμμόρφωσης και του κινδύνου κυρώσεων. Δεύτερον, βελτιώνει την απόδοση της πληροφορικής χωρίς να αυξάνει το κόστος. Τρίτον, βοηθά στη διαχείριση της γνώσης παρέχοντας στους χρήστες πληροφορίες για την αύξηση της επιχειρηματικής καινοτομίας, της βελτίωσης και της παραγωγικότητας.
